Elektronisch dossier gehandicaptenzorg

Deze 6 tips helpen je bij de juiste keuze voor een elektronisch dossier voor de gehandicaptenzorg

In de gehandicaptensector is behoefte aan vermindering van de regeldruk. Volgens onderzoek van Berenschot uit 2018 spenderen zorgverleners 30% van hun tijd aan administratieve handelingen. Dit leidt tot ontevredenheid. Zeker nu de personeelskrapte toeneemt, kiezen steeds meer organisaties om de autonomie weer bij de vakmensen neer te leggen. Daardoor neemt het werkplezier toe en het verloop af. Dat betekent een andere werkwijze voor begeleiders en gedragskundigen, met ondersteuning van een passend elektronisch dossier voor de gehandicaptensector. Hier vind je tips die je mogelijk helpen bij het maken van de keuze voor een passend elektronisch dossier voor de gehandicaptenzorg.

Aanleiding voor een nieuw zorgdossier gehandicaptenzorg

Veel begeleiders geven aan het registreren en invullen van formulieren en checklists lastig te vinden. ‘Het ict-systeem werkt traag en is ingewikkeld’, zo is een veelgehoorde klacht. Hoe het komt dat het zo omslachtig werkt? Een traditioneel elektronisch cliënten dossier (ecd) is vaak een financieel administratief systeem dat is uitgebreid met zorgfuncties. Maar het is niet door de ogen van zorgprofessionals ontwikkeld. Automatisering is echter niet meer uitsluitend het domein van de backoffice. Iedereen heeft er mee te maken; cliënten, begeleiders, gedragskundigen, behandelaars, verwanten en mantelzorgers. Legt jouw zorgorganisatie de verantwoordelijkheid neer bij de vakmensen, dan heb je een systeem nodig dat samenwerking tussen alle betrokkenen ondersteunt. Dus kies je samen de software waarmee je werkt.

Tip 1: Neem de visie als vertrekpunt

Belangrijk voor het succes is dat het bestuur achter deze werkwijze staat en ook actief deelneemt in het keuzeproces en bij de implementatie. Neem daarom de visie van je organisatie als vertrekpunt.

Tip 2: Kies voor gebruiksgemak

Belangrijk is dat gebruiksgemak voorop staat, zodat gebruikers de software snappen. Anders is de kans op mislukken groot. Een gebruiksvriendelijk ecd volgt de begeleider en gedragskundige in plaats van dat zij het systeem volgen. Ook handig: nieuwe medewerkers krijgen het snel onder de knie. Hoe je gebruiksvriendelijkheid definieert, ligt aan de gebruikers. Er hebben veel mensen te maken met het dossier. Stel daarom een brede groep samen van cliënten, begeleiders, behandelaars, managers, administratieve mensen, ict’ers en verwanten. Samen formuleren jullie het uitgangspunt waaraan het systeem aan moet voldoen.

Voorbeeld van een uitgangspunt

Iedere cliënt heeft een eigen plan in een toekomstgerichte omgeving waarin cliënten, verwanten, begeleiders en andere disciplines kunnen samenwerken en communiceren. Behoeften van cliënten, verwanten, begeleiders en gedragskundigen staan voorop, ondersteunende diensten volgen.

Tip 3: Inventariseer wensen en eisen

Inventariseer vervolgens waarin het systeem moet ondersteunen; voor de begeleider, gedragskundige, cliënt en verwant. En bepaal ook welke ondersteuning vereist is om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Checklist inventariseren

Hoe je tot de juiste eisen en wensen komt? Stel veel vragen en formuleer heldere antwoorden. Denk aan vragen als:

Waarom hebben we een zorgdossier? Wat gaat er mis als we er geen hebben?
Wat is het verschil tussen een ondersteuningsplan en een dossier?
Met wie moet je een zorgplanbespreking houden?
Waarom rapporteren we?
Welke afspraken maken we?
Wat willen we in de toekomst vastleggen?
Welke methodieken en instrumenten zijn in gebruik of willen we gaan gebruiken?
Wat zijn onze regels? Welke zijn nuttig, welke dragen niet bij aan een prettig leven aan de cliënt?

Deze laatste vragen stel je niet enkel bij de zoektocht naar een nieuw ecd, maar beter regelmatig. Zo voorkom je dat allerlei regeltjes erin sluipen die een goede en efficiënte samenwerking in de weg staan.

Tip 4: Met welke systemen koppelen

Ook goed om bij stil: met welke systemen moet het ecd informatie uitwisselen? Met software die intern wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële administratie, hr, salaris, medicatietoediening. Of informatie uitwisselen met met systemen van huisartsen, apothekers, fysiotherapeuten, ziekenhuizen? Vraag de leverancier of er koppelingen zijn of dat die ze wil maken.

Tip 5: Kijk bij andere organisaties

Heb je een selectie gemaakt? Bezoek gehandicaptenzorgorganisaties die met de systemen werken. Vraag begeleiders naar hun dossier, hoe gemakkelijk werkt het? Hoe hebben andere instellingen het selectie- en implementatieproces doorlopen?

Tip 6: Kijk of er een klik is met de leveranciers

Maak een selectie en ga het gesprek aan met beoogde leveranciers om te kijken of het ecd voldoet aan de wensen en of er vertrouwen is. Een goede samenwerking is belangrijk voor het slagen van een implementatie van ecd voor een gehandicaptenorganisatie. Ga dan ook in gesprek over de visie van de leverancier op zorg en kijk of deze aansluit op de visie van je organisatie. Je gaat immers een langdurige samenwerking aan.

Daarna maak je een keuze en ga je implementeren. Tijdens de implementatie werk je nauw samen, want dan leren alle betrokkenen goed het systeem te gebruiken. Iedereen werkt dan plezieriger wat het leven van de cliënt leuker maakt en je gehandicaptenzorgorganisatie aantrekkelijk om voor te werken.