De inventarisatie

Laten we dit vooropstellen; we kijken altijd samen met jullie naar de best passende inrichting van de software! Maar om je toch een beeld te geven, schetsen we hieronder de afloop zoals dit traject eruit kan zien.

Yippie! De kogel is door de kerk, jullie hebben gekozen voor PUUR. Onze adviseur neemt contact met jullie op om een implementatieplan te maken. Hij of zij stelt heel veel vragen om scherp te krijgen hoe we het implementatietraject het beste kunnen aanvliegen. Die vragen gaan bijvoorbeeld over jullie visie op zorg en wat jullie met PUUR. willen bereiken. Maar de adviseur vraagt ook naar zorginhoudelijke informatie en wil ook antwoorden op vragen over huidige en gewenste processen, het aantal medewerkers, cliënten, financieringsvormen, producten en tarieven, teams, zorgverzekeraars en -kantoren en koppelingen. Op basis daarvan maakt de adviseur in overleg met jouw organisatie een implementatieplan. Daarin staat vermeld wat je mag verwachten en per wanneer. Ook lees je hierin welke informatie je zelf moet aanleveren om de implementatie te starten. In het plan komen software inhoudelijke, organisatie- en zorggerelateerde vraagstukken aan bod. Je krijgt zo een helder beeld van de werkwijze, helemaal toegespitst op jouw organisatie én of deze de doelen en visie van jouw zorgorganisatie ondersteunt.

PUUR. klantportaal 

We maken voor jouw zorgorganisatie een pagina aan in het PUUR. klantportaal. In dit online portaal vind je alles over de implementatie, zoals de planning van je werkzaamheden, trainingen, taken en verantwoordelijkheden, documentatie, etcetera.

Jullie taken

De adviseur zet de informatie die jullie aangeleverd hebben in PUUR., zodat je een goede basis hebt. De gegevens van je medewerkers staan daarmee al in PUUR., maar je moet wel zelf per medewerker een gebruikersaccount aanmaken. Hiervoor zijn namelijk nog aanvullende gegevens nodig. Samen richten we een goede 2-factor authenticatie in als extra toegangsbeveiliging tot de software. Ook geef je toestemmingsverklaringen af; voor het berichtenverkeer en het mogen declareren bij verzekeraars en Vecozo. De adviseur is nauw betrokken bij het proces en helpt je als dit nodig is. Je staat er dus zeker niet alleen voor.

Afspraken over koppelingen

In het implementatieplan staan ook afspraken over koppelingen van externe systemen met PUUR. Dit is belangrijk voor een makkelijke en correcte informatie-uitwisseling. Bijvoorbeeld voor het berichtenverkeer, maar ook koppelingen met financiële systemen, HRM- en salarissystemen. Ook instrumenten kunnen we koppelen met PUUR. zodat jullie bijvoorbeeld in het ECD zelf direct toegang hebben tot de Vilans-kickprotocollen. Of zodat je snel medicatie kunt aftekenen door de koppeling met Medimo of nCare, zonder apart ergens anders in te hoeven loggen. Hartstikke handig natuurlijk en tijdbesparend! Wil je meer weten over dit soort koppelingen? Lees verder.

Trainingen

Een belangrijk onderdeel van de implementatie is de opleiding van de eindgebruikers; jullie medewerkers. Deze trainingen verzorgen we zelf. De rode draad in onze opleidingen is het ‘professioneel denken en doen’ van de zorgverleners. Dit zie je terug in de kwaliteit van kennisoverdracht, betrokkenheid van je medewerkers, professionalisering van de zorgteams, een hogere zelfstandigheid en daarmee minder belasting van de ondersteunende organisatie en coaches. Onze trainingen zijn een combinatie van knoppentrainingen, casuïstiek en zorginhoudelijke situaties. Sommige trainingen doen we het liefst op locatie, maar we bieden ook een heleboel digitaal aan via ons e-learning portaal. En ook na de implementatie staan we met specifieke trainingen paraat voor nascholingen of verdieping.

Configuraties

PUUR. is zo ontwikkeld dat het primaire proces van zorgprofessionals optimaal wordt ondersteund. Overbodige registraties en andere administratieve lasten behoren tot het verleden. Daardoor hoef je als zorgprofessional niet te veel te klikken en in te voeren. Absoluut in jouw voordeel, maar wel even wennen. Het is namelijk wel even anders dan je gewend was. PUUR. is geen maatwerk, maar er zijn desondanks veel configuraties mogelijk. De adviseur begeleidt je in het maken van de juiste keuzes voor jouw organisatie. Mogelijk daagt hij of zij jullie uit om met een andere blik te kijken naar de huidige processen en keuzes te maken op basis van jullie visie.

Zorgdossiers overzetten of niet?

Je kunt alle bestaande dossiers handmatig inlezen in PUUR., maar is het echt nodig? Nu je start met een nieuw ECD is dit hét moment om de dossiervorming opnieuw te beoordelen. Je wilt overbodige registraties voorkomen en zorg leveren vanuit je expertise en vanuit je kracht. Wat heb je hier nou echt voor nodig? Het beoordelen van zorgdossiers kost tijd, maar dat is het waard. Even door die zure appel heen bijten dus, zo start je met alleen de informatie in je systeem die de zorgverlening verbeteren.

Organisatieverandering

Krijg je met PUUR. ook een nieuwe organisatiestructuur? Dan krijg je te maken met nog meer verandering, zoals onze klant ZuidZorg ervaarde. De adviseur ondersteunt bij het maken van de beste aanpak. Als alle neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op staan, is dat een garantie voor een soepele implementatie. Maar de neuzen dezelfde kant op krijgen, is het meest intensieve onderdeel van de implementatie. Dit proces kan wel even duren als je organisatie nog niet klaar is voor de verandering. Daarom stemmen we de implementatie af op jullie wensen. Wil je stap voor stap over of juist met een big bang? Dat bepaal je zelf. Weet je het niet en wil je advies over wat de beste keuze is? Dan krijg je dat van ons.

Administratie zelf doen of uitbesteden? 

Handig om bij stil te staan is de declaratieverwerking en salaris- en verzuimadministratie. Wil je die zelf blijven doen of liever uitbesteden aan een partij die dagelijks bezig is met declaraties en salarissen verwerken?

Administratie zelf verwerken? Dat doe je als je een administratie-afdeling hebt met specialisten. Als je alle zorg die je levert ook betaald krijgt, de salaris- en verzuimadministratie soepel verlopen en je organisatie waarde hecht aan een eigen administratie-afdeling.

Administratie uitbesteden? Wil je vooral met zorg bezig zijn, dan is uitbesteding van je administratieprocessen aan Shared Services de beste optie. Ons Shared services center is dagelijks bezig met declaratie- en salarisverwerking voor meerdere zorgorganisaties. Ze doen dit efficiënt en correct, waardoor je alle declaraties tijdig krijgt uitbetaald. Goed om te weten, is dat de kosten van uitbesteding een fractie zijn van het in stand houden van een eigen administratie-afdeling. Ook hierover kan jouw adviseur je meer informatie geven.

Nazorg

En dan is de dag daar, jullie gaan live! Ook na het voltooien van de implementatie blijft een van onze klantteams in nauw contact met jullie. Verloopt alles naar wens, kan er nog iets verbeterd worden of zijn er alweer ideeën voor nieuwe softwareontwikkelingen? Samen komen we tot de beste resultaten.

Dossierscan

Werk je een jaar of langer met PUUR., dan kun je kiezen voor een dossierscan. Daarbij kijkt de adviseur naar het gebruik van het dossier binnen je zorgorganisatie. Er is inmiddels veel informatie vastgelegd. Uit al deze gegevens kun je als organisatie bruikbare informatie halen. Met het scoringssysteem kun je zelfs de effectiviteit van de zorg meten. Deze data kun je gebruiken als motivatie voor tariefonderhandelingen met de zorgverzekeraar. Ook krijg je advies over hoe je het gebruik van PUUR. kunt optimaliseren. De dossierscan helpt je om de kwaliteit van dossiervoering te optimaliseren en daarmee de kwaliteit van zorg te verbeteren.