Wat is zelfroosteren in de zorg?

Laten we bij het begin beginnen. Zelfroosteren is de ultieme vorm van flexibel roosters samenstellen. Bij het maken van het rooster zijn werktijden en de bezettingsbehoefte bepaald. Als medewerker teken je in op je favoriete werktijden. Zelfroosteren werkt het beste als je in teamverband werkt. Eigenlijk is het dan niet zelfroosteren, maar samen roosteren waarbij elk teamlid evenveel zeggenschap heeft over zijn of haar werktijden. Zo ontstaat het fijnste rooster voor alle teamleden.

Roosteren in teamverband

Roosteren in teamverband zorgt voor de grootste tevredenheid. Als team ken je elkaar en heb je inzicht in de persoonlijke situatie van je teamleden. Daardoor ontstaat begrip voor elkaar en bereidheid elkaar te helpen. Je bent als team verantwoordelijk en zorgt zo voor een gezond rooster dat een goede balans heeft tussen de diensten. Voorwaarde voor succes is dat medewerkers elkaar durven aanspreken als er een scheef rooster ontstaat en dat teamleden zich flexibel kunnen opstellen. In teamverband roosteren is een gemeenschappelijke taak. 

Wat voor soorten roosters zijn er? 

Je hebt twee verschillende roosters.

Een basisrooster is een template voor een rooster; werktijden liggen hierbij niet vast. Een basisrooster biedt veel houvast en flexibiliteit. Super handig voor als je werkt in een zorgteam met weinig schommelingen in de samenstelling. Je maakt de benodigde diensten voor jouw team aan en die koppel je aan medewerkers. Medewerkers zijn dan ingeroosterd voor een dienst en weten wanneer ze volgens een vaste basis moeten werken. Door samen een basisrooster op te stellen, kun je zaken onderling goed afstemmen. De roosteraar heeft periodiek minder werk omdat de basis al gelegd is.

Een werkrooster is een op datum gebaseerd rooster. De roosteraar geeft per periode aan wie er wanneer werkt en houdt daarbij rekening met (vaste) vrije momenten van de medewerkers. Heb je een basisrooster dan hoef je enkel te roosteren op afwijkingen. Gebruik je geen basisrooster, omdat je bijvoorbeeld te veel fluctuaties hebt in je team, dan maak je elke keer opnieuw een werkrooster aan. Dat kost wel meer tijd, dan wanneer je ook een basisrooster hebt.

Aandachtspunt: Het rooster biedt informatie over wie er wanneer werkt, maar is geen basis voor de salarisuitbetaling. Voor de wijkzorg is het rooster input voor de planning. Voor de woonzorg is dit rooster de basis voor de registratie. Afwijkingen kun je vastleggen.

Wat is het ideale pakket voor zelfroosteren in de zorg?

Roosters maken kan op vele manieren; op papier of in Excel bijvoorbeeld. Dat is goedkoop, maar tijdrovend. Of met een zeer uitgebreid roosterpakket waarin je alles kunt vastleggen. Maar dat is kostbaar en… heb je al die functies echt nodig? Of je gebruikt een rooster dat is geïntegreerd in je zorgdossier.

Dat laatste is het meest geschikt voor zelfroosteren. Maar dan moet het wel eenvoudig zijn in gebruik. Het samenstellen van het rooster doe je in teamverband van zorgprofessionals. Dan heb je geen zin of tijd om een zeer geavanceerd systeem te moeten leren kennen.

Rooster geïntegreerd in ECD

Een rooster maken is administratief werk. Dat wil je als zorgprofessional zoveel mogelijk vermijden. Dat kan met roostersoftware die onderdeel uitmaakt van je ECD. Je stelt een rooster samen, dat de basis vormt van je planning. Na de urenregistratie, wordt automatisch een declaratie aangemaakt. Als ECD-leverancier kennen wij de behoefte van de zorg en weten dat roosteren makkelijk, snel maar wel goed moet gebeuren. Daardoor houd je meer tijd over voor je cliënten. 

Wat zijn de voordelen?

• Overzichtelijk doordat je een programma hebt voor roosteren, plannen, zorgdossier en administratie.
• Doordat je één programma ter ondersteuning van alle aan zorg gerelateerde taken, hoef je geen andere programma’s te leren kennen (en die kennis over te dragen aan je teamleden).
• Minimale invoer doordat verschillende onderdelen gebruik maken van dezelfde gegevens. 

En de nadelen?

• De mogelijkheden zijn niet zo uitgebreid als in een los roostertool. Een los roosterprogramma is vaak voor meerdere branches inzetbaar, dus bevat functies waar je in de zorg niets aan hebt. De vraag is dus of je al die extra mogelijkheden nodig hebt.
• De tool is niet uit te breiden met organisatiespecifieke wensen. Wij als leverancier kijken naar hoe de software de zorgprofessional zo optimaal mogelijk ondersteunt. Daarbij staan we natuurlijk wel open voor feedback en wensen. Die onderzoeken we samen met zorgverleners en als die het werk van de zorgverlener verbeteren dan voegen we ze aan het rooster toe.