Zorgdossier thuiszorg

Ondersteunt het zorgdossier van jouw wijkzorgorganisatie zelfstandig werken?

Naar verwachting telt Nederland in 2040 ongeveer vijf miljoen 65-plussers. Met de stijgende leeftijd neemt ook de kans op aandoeningen toe. Daardoor groeit het aantal ouderen dat intensievere thuiszorg nodig heeft en het aantal verpleegkundigen, behandelaars en specialisten rondom cliënt. Dit stelt andere eisen aan het zorgdossier voor de thuiszorg. Je leest hier meer over.

Wijkverpleegkundigen zijn sinds 2015 weer verantwoordelijk voor het indiceren en organiseren van de zorg die aan cliënten wordt verleend. Dat betekent dat zij in samenspraak met cliënten de zorgbehoefte in kaart brengen en bespreken hoe dit het beste kunnen organiseren. Verpleegkundigen zijn verantwoordelijk voor de kwalitatieve en financiële uitkomsten. Om deze verantwoordelijkheid aan te kunnen en eigenaarschap te tonen is het zaak dat ze kunnen vertrouwen op correcte informatie. Dan wil je een systeem dat ondersteunt in je werkzaamheden en de manier waarop. Het werkt motiverend als je zelf beslist over het verlenen van zorg.

Dubbel werk

Toch hebben nog best wat cliënten een papieren zorgdossier in een map thuis liggen. De zorgverlener noteert werkzaamheden en bijzonderheden in het zorgdossier. Collega’s en familieleden zien zo wat de aandachtspunten zijn. Deze werkwijze leidt wel tot dubbel werk omdat de gegevens ook nog in het digitale dossier moeten worden ingevoerd. Anders is de zorg niet te declareren.

Gebruiksvriendelijk

Een papieren zorgdossier is niet meer toereikend omdat het delen van gegevens en samenwerken in zo’n dossier lastig is. Maar ook een digitaal zorgdossier dat omslachtig werkt, werkt de zorgverlener tegen. Een zorgdossier voor de thuiszorg moet daarom gebruiksvriendelijk en slim zijn en samenwerking bevorderen. Zo krijgt de wijkverpleegkundige de regie over het werk en wordt niet gehinderd door een star systeem.

Symptomen dat je huidige zorgdossier thuiszorg niet meer voldoet

Rapporteren van de zorgmomenten gaat handmatig met vrije tekst, ook al zijn de handelingen structureel en hetzelfde als voorgaande zorgmomenten.
De intake en assessment gaan ook vaak op papier.
De zorgovereenkomst en zorgplan blijft in de map bij de cliënt. Op kantoor wordt de zorg nog in het ECD geregistreerd.
Het registreren van zorg gebeurt in diverse systemen, waardoor het nodig is om meerdere leren in te loggen.
Voor het vastleggen van informatie is veel klikken nodig.
Medewerkers voelen zich geblokkeerd door het ECD doordat ze verplicht dingen moeten aanvinken om verder te kunnen. Dit terwijl ze verantwoordelijk zijn voor hun werk.
Informatie is moeilijk uit het systeem te halen.

Geblokkeerd door het systeem

Sluipenderwijs gaan zorgmedewerkers gebukt onder de starheid van het ECD. Niet fijn want er is een grote behoefte aan een systeem dat het werkproces van de wijkverpleegkundige ondersteunt. Formulieren invullen, controleren en versturen en procedures volgen. Dat wil je niet, zeker nu thuiszorgmedewerkers grote verantwoording hebben over hun werkzaamheden. Verandert hier niets in dan schaadt dit op termijn de continuïteit van de thuiszorg doordat medewerkers:

ziek worden
vertrekken
niet in staat zijn om eigenaar te zijn van hun werk
geen netwerk rondom de klant kunnen faciliteren

Methodisch werken in zorgdossier thuiszorg

Wil je dit voorkomen, stap dan over op een zorgdossier thuiszorg dat methodisch werken ondersteunt. Het Omaha System is een classificatiesysteem dat structuur biedt aan werkzaamheden. Het is door zorgprofessionals ontwikkeld om het werk makkelijker te maken en de kwaliteit van de zorg te verhogen. Omaha System zorgt ervoor dat alle betrokkenen rondom de zorg en het welzijn van een cliënt het over hetzelfde hebben. Het is vrij van ingewikkelde begrippen, maar ondersteunt de hele Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. De voorbeeldzorgplannen helpen om snel en eenvoudig een zorgplan bij elkaar te klikken, waardoor je een hoop tijd uitspaart. Is dit systeem ingebouwd in je zorgdossier thuiszorg, dan heb je een systeem dat vakkundige ondersteuning biedt.

Alles vastleggen in het zorgdossier? Niet doen!

Een belangrijke oorzaak van toenemende onvrede over (digitale) zorgdossiers is is dat zorgmedewerkers alles vastleggen. Dat is onnodig want het Kwaliteitskader wijkverpleging draagt bij aan het verminderen van de regels. In het Kwaliteitskader wijkverpleging staat bijvoorbeeld dat de bestuurder de zorgprofessional moet faciliteren in zijn werk en niet onnodige regels op moet leggen. Leg enkel vast dat het welzijn van de cliënt ondersteunt en wat wettelijk noodzakelijk is. Dus een zorgdossier waarin alles mogelijk is, ondersteunt niet per definitie het terugdringen van de registraties.

Vanuit een modern zorgdossier voor de thuiszorg zijn al veel administratieve taken op te lossen. Zo kan je in de software als wijkverpleegkundige met een vink aangeven welke interventies er zijn gedaan. Scheelt een hoop schrijfwerk; heel vaak wordt nu nog gerapporteerd terwijl er geen bijzonderheden zijn. Het blijft steeds zaak om kritisch na te denken over al je zorgtaken en er met elkaar over in discussie te gaan.

Zo werkt een modern zorgdossier thuiszorg

Medewerkers hoeven slechts één keer in te loggen en zien vervolgens schermen die volgend zijn aan hun werkproces.
Na het inloggen zien ze hun route die is gebaseerd op cliënten in plaats van medewerkers. Hiermee ziet iedere zorgverlener in één oogopslag zijn/haar route.
Dossiers worden geopend door op de betreffende cliënt in de route te klikken.
Na het zorgmoment keert de zorgverlener weer terug naar de route om vervolgens eventuele afwijkende tijden door te geven en naar de volgende ingeplande cliënt te gaan.
Na de laatste cliënt te hebben bezocht, bevestigen zij vanuit de route de tijdsregistratie die vervolgens beschikbaar is voor declaratie en kunnen zij indirecte tijd en declaraties doorgeven voor de verloning.
Een modern zorgdossier ondersteunt ook in methodisch werken en klinisch redeneren. Doordat je de zorg centraal vastlegt, kan je ook eenvoudig informatie opzoeken en verbanden leggen.

Via slimme dashboards houd je zicht op het functioneren van het team. Denk aan inzicht in zorginhoudelijke analyses cliënttevredenheid, medewerkertevredenheid, ziekteverzuim, teamproductiviteit, incidenten. Zo ben je als team in staat om snel in te spelen op veranderingen en ben je eigenaar van je werk als wijkverpleegkundige.